Nå blir alle datamaskiner like

Alle datamaskiner til alle ansatte i alle de ni kommunene i DDV skal i løpet av 2017 standardiseres. I dag har hver kommune sitt eget oppsett, og selv innenfor hver kommune må hver ansatt logge seg på flere steder og i flere fagprogrammer med ulike brukernavn og passord for å kunne få gjort sin jobb. I fremtiden skal hver ansatt kun ha ett brukernavn og ett passord og kun logge seg på ett sted for å få tilgang til alle fagprogrammer.

Første kommune ut er Audnedal. I perioden 29. mars til 5. april ble alle datamaskiner slettet og så reinstallert i et nytt oppsett. Det nye oppsettet er moderne, med siste versjoner av Windows og Office-programmer. I tillegg har alle ansatte fått tilgang til Microsoft OneDrive, en skylagringstjeneste som gjør at ansatte nå har tilgang til sine dokumenter uansett om de er på jobb, hjemme eller på reise, og uavhengig av om de er på en pc, en tynnklient, et nettbrett eller en telefon.

— De datamaskinene som var for gamle ble byttet ut før reinstalleringen. I alt byttet vi ut 15 pc’er i kommunen, sier Kristine Valborgland, kommunalsjef i Audnedal kommune for Teknisk og Stab.

Alle fagprogrammer og andre applikasjoner er gjort tilgjengelig i en felles portal som de logger seg på via en nettleser (https://login.ddv.no). I likhet med OneDrive vil denne portalen være tilgjengelig uavhengig av hvor man befinner seg og hva slags enhetstype (PC, iPad e.l.) man bruker.

Opplæring

Alle de ansatte i Audnedal som har fått «nye» datamaskiner har blitt kurset av DDV i hvordan de skal bruke de nye løsningene.

— Dette har vi gjort for å sikre en god start samt oppnå kompetanseheving. I samarbeid med informasjonssikkerhetsgruppen i DDV er det innført retningslinjer for dokumentlagring der fagsystemene, et begrenset hjemmeområde, fellesområde, samt OneDrive, er tenkt benyttet til ulike formål. Vi minner også om at private data ikke skal ligge på kommunens systemer, sier prosjektleder i DDV, Leif Rune Evje.

I Audnedal har Kristine Valborgland og Anne Andersen, servicemedarbeider og IKT-kontakt på rådhuset på Konsmo, bare lovord å komme med om DDVs gjennomføring av prosjektet.

— Innføringen var godt planlagt. Vi fikk god informasjon på forhånd, og da maskinene skulle reinstalleres var DDV tilstede med nok ressurser til at jobben ble gjort kjapt. At DDV var til stede i kommunen med flere personer gjorde at vi også kunne spørre og få svar raskt underveis, sier Andersen.

På forhånd hadde Valborgland og Andersen vært «prøvekaniner» og hadde testet det nye oppsettet grundig, slik at feil i det opprinnelige oppsettet kunne bli korrigert før det ble rullet ut til resten av de ansatte.

Veien videre

DDV jobber med videre prosjektplanlegging, og informasjon om videre plan for å rulle ut den nye løsningen i de åtte resterende kommunene, vil bli presentert på web. Dersom man har spørsmål om prosjektet, ta kontakt med prosjektleder Leif Rune Evje – leif.rune.evje@ddv.no

Når prosjektet er ferdig, skal i prinsippet alle datamaskiner i alle de ni kommunene være like, og en ansatt skal kunne sette seg ned ved en datamaskin uavhengig av sted eller type, logge seg på med sitt brukernavn og passord, og få tilgang til alle sine dokumenter og alle sine fagprogrammer.

Det er ikke bare de ansatte i kommunene som vil oppleve en ny hverdag når prosjektet er ferdig. Også de ansatte i DDV vil oppleve stor forskjell. I dag er en stor andel av henvendelsene til brukerhjelpen knyttet til at de ansatte av en eller annen grunn ikke får brukt sitt fagprogram – enten på grunn av oppsettet på den enkelte maskin, oppsett i den gamle strukturen i kommunen eller på grunn av at den ansatte har glemt brukernavn og/eller passord. Når alle oppsett i alle kommuner og på alle datamaskiner blir like, når det ikke lenger er mange spesialløsninger, og når hver ansatt bare skal forholde seg til ett brukernavn og ett passord, vil brukerhjelpen kunne fokusere på viktigere utfordringer.

— Når alt er likt overalt blir det også lettere for oss å kunne hjelpe hverandre, sier Kristine Valborgland.