Innføring av nytt sak og arkivsystem er nå godt i gang. I sommer har prosjektgruppen bestående av deltakere fra alle kommunene blitt kurset av Tieto i Public 360. Vi har også blitt enige om felles løsningsbeskrivelse for alle kommunene samt gjennomført godkjenningsprøve for møte- og utvalgsløsningen til Nye Lindesnes. Prosjektets første milepæl var 12. september da møte- og utvalgsmodulen ble driftsatt ifm innkallelse til første kommunestyremøte i Nye Lindesnes. Innkallingen ble sendt ut som planlagt og de nye politikerne fikk samme dag utdelt nye iPader til møteforberedelse. Tieto klarte ikke å levere eMeetings til politikerne som avtalt, så de har i likhet med innbyggerne fått tilgang til møtedokumentene via Open Gov Meetings: http://opengov.cloudapp.net/Meetings/lindesnes
Veien videre:
Delprosjekt 1 – Møte og utvalg samt Public 360 for Nye Lindesnes
Forberedende arbeid pågår ifm innføring av løsningen til alle brukerne i Nye Lindesnes 01.01.20. Sentrale punkter i den forbindelse er brukeropprettelse, integrasjoner, malutvikling, opplæring, utrulling og lignende. 12 instruktører fra kommunene skal læres opp som instruktører, slik at de får god kompetanse til opplæring av sluttbrukerne. Instruktørene vil lede opplæringen for saksbehandlere, ledere og arkivarer i Nye Lindesnes som vil foregå i desember 2019. I tillegg vil sentraladministratorene for den nye kommunen følge brukerne opp tett i innføringsperioden.
Delprosjekt 2 – Public 360 for resterende kommuner
Planleggingsarbeidet for resterende kommuner har startet. Ettersom løsningsbeskrivelsen vi utarbeidet i sommer gjelder for alle kommunene vil innføringen gå noe raskere enn opprinnelig planlagt. Tieto planlegger oppsett av løsningen i uke 3-4 slik at godkjenningsprøver kan gjennomføres i månedsskiftet januar/februar. Driftssettelsesdatoen er fremskjøvet til ca uke 12 i 2020. I likhet med nye Lindesnes skal opplæring gjennomføres med en kombinasjon av kurs fra Tieto samt opplæring av interne instruktører.
Delprosjekt 3 – eByggesak til alle kommunene
Prosjektet for innføring av eByggesak for alle kommunene starter som tidligere informert i uke 10 i 2020. Målet er å driftsette løsningen i uke 25 i 2020. Tieto jobber nå med eByggesaksinnføring for blant annet Kristiansand og Tromsø og vi har god dialog med dem for erfaringsutveksling.