Torsdag 14. november var alle ansatte i DDV invitert til en gjennomgang av de prosjektene som pågår hos oss nå i 2019, samt utover i 2020. Prosjektlederne på avdeling Strategi og Innovasjon presenterte hver sine prosjekter.

Oversikt over prosjektene for 2019 og starten av 2020:

Prosjekter

Oppvekstadministrativt system – IST:

Bakgrunnen for prosjektet er å samordne systemer, da vi tidligere brukte både Wis og Oppad i kommunene. Det er også viktig å samle mest mulig av skoleadministrasjonen i felles system. DDVs rolle i prosjektet er å koordinere innføringen, være bindeledd mellom kommunene og leverandøren, opprette forvaltningsgruppe og fasilitere arbeidet med hva som skal gjøres videre.

Status:

  • All funksjonalitet innført skoleåret 2018/2019
  • Integrasjon mot UBW for ansatte. Skal ikke opprettes manuelt
  • Folkeregisterimport hver tredje mnd ifm. barn/elever
  • Arkivintegrasjon mot Documaster satt opp juni 2019
  • Eneste utestående er automatisk overføring av fakturagrunnlag
  • Automatisk timeplanlegger kalt WebUntis innført ifm. planlegging av skoleåret 2019/2020
  • Pågår dialog med IST knyttet til sikkerheten spesielt rundt IOP modulen. KNV Oppvekst og Utdanning besluttet 6. november å innføre tofaktor for pålogging til IST

Elektronisk Pasient Journal (EPJ) – Gerica:

Bakgrunnen for prosjektet er å samordne systemer, da vi tidligere brukte to forskjellige EPJ-systemer i de tre kommunene i Nye Lindesnes. Det er i tillegg en potensiell gevinst at det er opsjon på samme system i alle DDV-kommunene. DDVs rolle er å koordinere innføring og være bindeledd mellom kommunene og leverandørene.

Status:

  • Mandal strukturkonverterte i juni 2019
  • Tjenesteinnovasjon i prosjektet
  • Stort opplæringsprogram
  • Personvernkonsekvensanalyse (DPIA)
  • Lindesnes og Marnardal konverterer fra Profil til Gerica uke 47
  • Arkivintegrasjon mot Documaster settes i drift desember 2019
  • De 3 kommunene nivåkonverteres 2. – 3. januar 2020
  • Noe funksjonalitet utsatt til 2020

Journalsystem for helsestasjon – HsPro:

Bakgrunnen for prosjektet er misnøye med dagens leverandør, blant annet rundt en avvikshendelse. Det er også en potensiell gevinst med samme system i alle DDV-kommuner. DDVs rolle er å koordinere opplæring og innføring, samt at vi skal være bindeleddet mellom kommunene og leverandøren.

Status:

  • Pulje 1 (Farsund, Hægebostad og Åseral):
    • Opplæring mai 2019
    • I drift juni 2019.
  • Pulje 2 (Lindesnes, Marnardal og Mandal):
    • Opplæring september 2019
    • I drift september 2019
    • Sammenslås til en database pr 1. januar 2020

Innbyggertjenester – Kommuneportal:

Bakgrunnen for prosjektet er at gammel portal fungerte dårlig (basert på Joomla – Open Source CMS) og var tungvinn å vedlikeholde (PHP, sertifikater, osv.). Den lå delvis på egne servere, og delvis på webhotell. Vi har vært avhengige av en enkelt ressurs i DDV, det er sårbart. I tillegg gav komponenter og plug-ins fra 3. partsleverandører problemer. Det er også slik at vår satsing på MinSide og integrasjoner mot fagsystemer krever en norsk CMS-løsning skreddersydd for kommunemarkedet. DDVs rolle i arbeidet er å koordinere anskaffelse, implementering og opplæring, samt bistå med integrasjoner.

Status:

  • CustomPublish ble valgt som leverandør – SaaS-løsning
  • Alle kommuneportalene er på plass og webredaktørene har vært på kurs og holder på å legge inn innhold
  • Alle kommunene valgte en standard-mal og unngikk en langvarig designprosess

Turnus, vikar og bemanningsplanlegging – Visma Flyt:

Bakgrunnen for prosjektet er at DDV-kommunene bruker to forskjellige systemer for turnus, vikar, timeregistrering osv., og at vi trenger et felles system som håndterer alle behovene fra kommunene. DDVs rolle er å koordinere innføring, og være bindeledd mellom kommunene og leverandørene.

Status:

  • Trinn 1 – VFR skal være i drift for Nye Lindesnes fra 01.01.2020
  • Klienten for Nye Lindesnes er satt opp
  • Gjennomført integrasjon mellom Visma flyt ressursstyring og Agresso/UBW
  • Opprettet tilganger
  • Gjennomført opplæring for Nye Lindesnes
  • Trinn 2 – VFR for andre kommunene 01.04.2020 Visma Flyt Timeplan og Visma Tid for alle kommunene 01.04.2020

IAM, Identity and Access Management – Identum:

Bakgrunnen for prosjektet er å effektivisere brukerhåndtering og tilgangsrettigheter. DDVs rolle er å lede prosjektet, koordinere opp mot kommuner og leverandør, lage maler, bidra til integrasjoner og opplæring.

Status:

  • Skole; eFeide; Innført i alle kommuner, noe småtteri gjenstår (Utd. Sektor)
  • Ansatte; eAdm: To malkommuner innføres neste uke, Åseral og Flekkefjord
    • Alt baserer seg på org uttrekk fra UBW som er master
    • Stor jobb gjøres av Brukerhjelp med å populere maler som skal brukes av Identum ifm. innfasing
    • Regner med en 80% løsning out of the box, de fleste integrasjoner kommer senere

Digitale Skjema – Acos Interact:

Bakgrunnen for prosjektet er at DDV-kommunene bruker tre forskjellige systemer for skjemabygging, og at vi trenger et felles system som håndterer alle behovene fra kommunene. DDVs rolle er å koordinere innføringen, og å være bindeledd mellom kommunene og leverandørene.

Status:

  • Alle kommunene i drift fra 01.01.2020
  • Klientene satt opp for alle kommunene
  • Installerte ACOS interact for alle kommunene
  • Gjennomført 2 dagers opplæring for alle kommunene
  • Kommunene er i ferd med å bygge skjemaene deres

Sak, arkiv og eByggesak – P360:

Bakgrunnen for prosjektet er at vi hadde to ulike systemer – ePhorte 5 og Websak. Vi har anskaffet en felles saksbehandlingsløsning med integrasjon mot Documaster frittstående arkivkjerne. DDVs rolle er å koordinere innføringen og være bindeledd mellom kommunene og leverandørene. Det er mye koordinering mot interne prosjekter, og sentrale integrasjoner mot IAM, Acos Interact, omlegging av Nye Lindesnes og fremtidig muligheter som f.eks. Kommune-TV, ØKS (landbruksstønadssystem) og Compilo.

Status:

  • Fase 1: Nye Lindesnes
    • Produksjonssatte utvalgsbehandling 19.09.19. eMeetings for politikerne utestående fra Tieto. Venter på avklaring om First Agenda kommer tidligere enn antatt
    • Forbereder innføring 01.01.20. Opplæring på DDV fra 29. november til 20. desember
  • Fase 2: Flekkefjord, Kvinesdal, Farsund, Hægebostad og Åseral
    • Opplæring vil foregå fra 13. januar til 30. januar. Også intern kursing i kommunene etter dette
    • Driftsettelse for Hægebostad og Kvinesdal 17.03.20
    • Driftsettelse for Flekkefjord, Farsund og Åseral 24.03.20
  • Fase 3: eByggesak for alle kommuner
    • Produksjonssetting ca. 15 juni 2020

Rekruttering – Webcruiter:

Bakgrunnen for prosjektet er at kommunene hadde forskjellige systemer som var arbeidskrevende og lite digitale, noe som førte til at det ble mye koordinering på mail. Vi ønsket en felles skybasert rekrutteringsportal der så mye som mulig skal kunne gjøres i fagsystemet. Systemet er rollebasert slik at de forskjellige i rekrutteringsprosessen har tilgang til det de behøver. DDVs rolle er å koordinere innføringen og støtte arbeidet med integrasjoner, samt være bindeledd mellom kommuner og leverandører.

Status:

  • Innført i alle kommuner, holder på i Nye Lindesnes

Kommunal Fakturering – Komtek:

Bakgrunnen for prosjektet er at kommunene brukte forskjellige verktøy for fakturering. DDVs rolle er å koordinere, fasilitere kurs, samt koordinere mot leverandør.

Status:

  • Innført i alle kommuner
  • Nye Lindesnes snart ferdig med å konvertere fra tre til én kommune

Virksomhetsstyring – Framsikt:

Bakgrunnen for prosjektet er at Mandal ønsket en ny løsning for budsjett, økonomiplan og virksomhetsrapportering for den nye kommunen. De andre kommunene ville være med på opsjon. DDVs sin rolle i prosjektet er behovskartlegging/avtaler, samt koordinere prosjekt og integrasjoner.

Status:

  • Opplæring av ledere for innlegging av budsjett
  • Nye Lindesnes kommune har publisert budsjett og økonomiplan i Framsikt